ERP, tudo que você precisa saber sobre esse sistema

Saber o que é ERP é essencial, pois é esse o software que centraliza todas as operações da empresa.

Hoje em dia a operação de uma empresa está cercada por softwares que automatizam e otimizam atividades rotineiras, que melhoram, assim, a produtividade. 

Com a crescente oferta de ferramentas, contar com um sistema para gerir toda essa gama de aplicações é fundamental para garantir o sucesso da sua empresa.

Neste artigo, vamos explicar o que é ERP e como esse software é fundamental para o bom funcionamento dos sistemas da sua loja.

O que é ERP?

A sigla ERP é a sigla para Enterprise Resource Planning, que quando traduzida para o português resulta em Planejamento dos Recursos da Empresa.

No Brasil, quando falamos em ERP significa que estamos falando sobre um Sistema de Gestão Empresarial.

Sendo assim, o ERP é um software de gestão que funciona como um integrador entre todos os sistemas da empresa. 

Isto é, um centralizador de informações que fornece dados para a operação de diversos setores de uma loja: como controle de estoque, finanças, vendas e fiscal, por exemplo.

Para que serve o ERP?

A adoção de um ERP oferece às empresas a oportunidade de fazer os processos diários com uma intervenção tecnológica. 

Ou seja, há possibilidade de usar softwares e programas para auxiliar em atividades rotineiras do varejo.

O controle de estoque e o processo de venda, são exemplos clássicos disso. Dessa forma, com a ajuda de um programa, a gestão dos produtos estocados e a baixa das mercadorias, à medida que são vendidas, são realizadas de forma precisa e automatizada. 

Isso dificilmente aconteceria se esses processos fossem realizados manualmente.

Um ERP serve como o centralizador da gestão de todas as rotinas. Nesse software serão integrados todos os sistemas e as informações serão compartilhadas entre eles em tempo real e de forma assertiva. 

Por meio desse modelo, a comunicação entre o sistema de controle de estoque e o sistema do PDV de vendas acontecerá em tempo real. 

Dessa forma, você terá informações instantâneas e, assim, tomar as melhores decisões para sua empresa. 

É importante ressaltar que no Brasil, pela intensidade das obrigações fiscais, o ERP também serve como ferramenta para o cumprimento dessas obrigações. Dado que ele auxilia na emissão de notas e fornece informações para a transmissão ao FISCO.

Como funciona o ERP?

Normalmente um software ERP é dividido em módulos, que possuem funcionalidades diferentes e, por isso, estão capacitados cada um para atender uma demanda da empresa. 

Dessa forma, para o segmento varejista, alguns módulos são essenciais e devem ser verificados durante a contratação de um sistema.

Funcionalidades como a gestão de estoque, o cadastro de produtos com os campos obrigatórios, o frente de caixa com integração com a retaguarda, a emissão de notas fiscais, um módulo de compras com relatórios inteligentes e o controle financeiro, são exemplos de módulos que devem estar presentes em um ERP para que o software atenda às demandas da sua empresa.

Além disso, é indispensável contar com o sistema de gestão que ofereça relatórios atualizados sobre o resultado da operação. 

Esses números serão usados por você para o acompanhamento, definição de novas metas, tomada de decisões de investimentos e controle de custos, despesas e perdas.

Vantagens do ERP

Agora que você já sabe o que é ERP e como funciona esse software, vamos apresentar algumas vantagens em usar esse sistema na sua loja:

  1. Redução de erros, operacionais e estratégicos;
  2. Redução de fraudes em setores como vendas e compras;
  3. Aumento da produtividade dos setores;
  4. Segurança das informações transmitidas entre os setores;
  5. Organização da equipe e dos processos;
  6. Atendimento eficiente e rápido aos clientes;
  7. Controle de estoque certo e atualizado;
  8. Controle financeiro correto;
  9. Certeza do cumprimento das obrigações fiscais;
  10. Segurança em momentos de tomada de decisão.

Problemas de gestão que o ERP ajuda a resolver

Ao longo da operação da sua empresa alguns problemas de gestão podem aparecer. 

Acredito que você não queira complicações que influenciem negativamente nos seus resultados. 

Um ERP tem a função de contribuir para ajudar na operação e, assim, evitar que os seguintes problemas apareçam na sua loja:

  1. Dificuldade em vender e atender o cliente com rapidez e segurança;
  2. Problemas com a legislação, principalmente no ponto de venda;
  3. Controle de estoque errado;
  4. Decisões erradas, estratégicas e operacionais.

6 dicas para escolher o melhor ERP para sua loja

Com todas essas informações sobre o que é ERP, a importância desse sistema e as vantagens em você usar na sua empresa, é de imaginar que você esteja se perguntando como escolher o melhor software para utilizar aí na sua loja.

Preparamos 6 dicas básicas para ajudar você nesse momento:

  1. Avalie as necessidades da sua empresa;
  2. Considere as regras de negócios e as particularidades do seu tipo de empresa;
  3. Pense na estrutura que será necessária para a utilização do ERP;
  4. Escolha um ERP que atenda à legislação do seu segmento;
  5. Analise como será a implantação do ERP;
  6. Veja se a software house responsável pelo ERP oferece suporte qualificado.

Conclusão

Saber o que é ERP é essencial se você deseja melhorar a gestão dos processos em sua empresa e contar com um software que integre todas as áreas de sua loja.

Quer saber mais sobre ERP? Preparamos um material, que você pode baixar gratuitamente clicando aqui: Guia do Sistema de Gestão.

Hoje em dia o mercado exige que as empresas contem com operações eficientes, visando evitar perdas, reduzir despesas e custos desnecessários, contar com excelência na tomada de decisões e oferecer ao cliente o melhor atendimento durante a sua experiência de compra. 

Um sistema de gestão é a ferramenta que proporciona todas essas vantagens.

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Automação Comercial

Mas afinal, o que é automação comercial?

Podemos definir que automação comercial é a utilização de ferramentas e métodos tecnológicos para automatizar atividades do dia a dia da loja. 

Uma empresa automatizada utiliza software (sistemas) e hardware (equipamentos) para dar suporte aos procedimentos operacionais e com isso gerar informações para tomadas de decisão, bem como automatizar processos operacionais, como, por exemplo, o atendimento ao cliente.

Sem a automação comercial, todos os processos têm que ser realizados manualmente, o que abre margem para erros e para a lentidão na execução dos processos. 

Portanto, a automação comercial vem para padronizar, automatizar, otimizar e agilizar as rotinas necessárias para a operação e gestão de um negócio.

Um conceito bastante comum limita a automação comercial às rotinas que atendem ao processo de venda das lojas, nos balcões e nos autosserviços, tais como supermercados e padarias, vinculando aos equipamentos do PDV (Ponto De Venda), tais como impressoras, gavetas, leitores de código de barras e balanças. 

Entretanto, preferimos uma abordagem mais ampla, na qual se inclui sistemas de gestão (ERP) com todas as rotinas da empresa, que buscam em sua operação a melhoria do resultado da empresa.

Conheça mais sobre sobre ERP aqui. 

Equipamentos que envolvem a automação comercial: 

No dia a dia do varejo, quando falamos em automação comercial, os varejistas costumam lembrar dos equipamentos do PDV (como impressoras, gavetas, leitores de código de barras e computadores) e das balanças, que são usadas para a venda de produtos a granel. Abaixo, falaremos, de uma maneira bem abrangente, sobre esses equipamentos. 

Impressoras

A impressora está envolvida diretamente no processo de venda, e isso faz dela uma das partes mais importantes do seu PDV. Por isso, atentar-se a escolher uma impressora que atenda a demanda da sua loja é muito importante, ela consegue otimizar o tempo gasto no fechamento da venda, e, consequentemente, garante a melhor satisfação dos seus clientes. 

Outra característica fundamental é o atendimento à legislação do seu Estado. Se seu estabelecimento emite NFC-e, a impressora não fiscal térmica será a indicada para o seu checkout.

Gavetas

No ato da venda a gaveta de dinheiro é um equipamento muito importante. É ela que garante o armazenamento das notas e moedas, além de ser responsável por automatizar  e agilizar o processo de venda. 

No mercado, há vários tipos de gaveta de dinheiro, e a diferença entre os modelos consiste, basicamente, na abertura da tampa, fabricante e a matéria-prima utilizada. 

Ao escolher o fabricante, é importante o varejista avaliar se a empresa oferece garantia do equipamento e, ainda, se há uma assistência técnica qualificada. 

Leitores de código de barra

Também chamado de scanner, o leitor de código de barras é utilizado para a leitura de códigos dos produtos. Entre a variação de modelos, ele pode ser de mão ou de mesa. 

O Leitor de Código de barra de mão tem um custo menor, porém ele funciona com apenas um feixe de laser. Dessa forma, ele é direcionado para a posição correta de código da mercadoria para realizar a leitura. Ele é mais indicado para lojas que possuem menos movimento. 

No caso do Leitor de Código de barras de mesa, ele tem custo maior e, além disso, é fixo. Esse tipo é considerado mais rápido e tem vários feixes de luz. Por isso, é indicado para supermercado, padarias e mercearias que têm maiores volumes de vendas. Isso porque elas precisam de velocidade com a operação simples e eficiente. 

Computadores 

Os computadores fazem parte do momento mais importante de dentro da loja: a venda. Por isso, é importante pensar em um equipamento que proporcione segurança e agilidade para as suas vendas. 

Para que ele consiga interligar  com os outros periféricos, deve ter vários USB’s e pelo menos uma Porta Serial. São essas conexões que permitirão a interligação com as balanças, leitores de códigos de barras, teclados, gavetas, além das impressoras. 

O fornecedor de software é quem deve indicar a configuração necessária do computador que será utilizado. 

Balança

Para quem trabalha com produtos pesáveis, como hortifrutigranjeiros, padaria ou restaurante Self-service, a balança é extremamente útil. 

Dependendo do tipo, ela pode ser instalada diretamente no PDV ou em locais específicos da área de vendas. Em empresas maiores, como supermercados e padarias, que demandam boa eficiência operacional, ter balanças instaladas diretamente nos setores proporciona agilidade nas operações do checkout, mas tem desvantagens também, confira neste artigo “Balança de Checkout ou ilha de pesagem?”. Além disso, ela deve ser do tipo que incorpora a impressora de código de barras. 

Cofre Inteligente

cofre inteligente é como um cofre comum, mas com algumas funcionalidades a mais. Há um refinamento no modelo de cofre, dispondo de muita tecnologia, o que contribui para uma solução maior de gestão de numerário, envolvendo toda a logística de transporte de valores. 

Nele, há uma espécie de contador, onde você coloca as notas para a contagem e recolhimento. 

Além disso, também possui uma espécie de computador, onde você deve digitar a senha para fazer o procedimento. Ele consegue oferecer também o serviço de crédito diário, além de ter também um seguro que garante o ressarcimento do valor depositado no cofre. 

Coletor

Apesar de o coletor não estar vinculado ao processo de venda propriamente dito, quando se pensa em automação como automatizar os processos de um estabelecimento comercial, ele tem uma função muito importante. 

O coletor está basicamente envolvido em dois processos: o de conferência de no ato do recebimento de mercadorias, por meio do Confronto entre o pedido de compra e NFe (XML), e inventário (seja rotativo ou integral). Com ele, você ganha não só economia de pessoal, mas qualidade das informações. 

Todos os equipamentos periféricos são, realmente, muito importantes. Entretanto, não podemos esquecer dos sistemas de gestão, que são fortes aliados dos empresários e gestores. 

Por isso, escolher um software de gestão eficaz contribui significativamente no seu dia a dia. Ter tranquilidade operacional consegue garantir uma rotina sem sobressaltos. 

Alguns processos que são otimizados por meio da automação comercial:

Inventário 

É de suma importância que o varejista saiba a real situação do estoque da sua loja. Esse controle pode fazer com que ele consiga reduzir perdas que comprometem significativamente o seu negócio. 

Por isso, faz-se necessário dar mais atenção ao inventário, ele é um ótimo aliado para você conseguir melhores resultados, como comprar melhor, diminuir o número de perda, entre outros. Dessa forma, a automação comercial contribui para o lojista realize o inventário com mais agilidade e segurança. 

Controle financeiro 

Manter o controle financeiro de uma loja do varejo não é uma tarefa fácil. Por isso, para conseguir realizar um controle eficaz, a automação comercial é extremamente importante. 

Registrar todas as movimentações, controlar o que a receber e o que tem a pagar, são ações que ficam mais fácil de se fazer quando os processos estão automatizados. 

Veja alguns exemplos de processos que com a ajuda da automação comercial têm seus resultados melhorados:

Controle de estoque:

O controle de estoque é um dos principais desafios dos varejistas, principalmente os gestores de supermercados que contam com grande quantidade de itens de alta rotatividade. 

Contar com um sistema de gestão para controlar todas as movimentações de mercadorias (entradas, saídas, devoluções e transferências) é a solução para deixar o estoque sempre correto e atualizado, garantindo que sua loja não sofra com perdas, rupturas e demais problemas. Acrescente-se que nesse processo, são geradas, automaticamente, todas as informações fiscais (SPED).

Venda e emissão de documento fiscal:

Talvez o processo mais sensível de todo empresário do varejo seja a venda ao consumidor final. 

A automação comercial causa um impacto positivo ao proporcionar atendimento ao cliente de forma ágil, emitindo o documento fiscal, seja ele o cupom fiscal (emitido pelo ECF), o cupom fiscal eletrônico (emitido pelo SAT) ou a NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica).

Mas as vantagens vão muito além. Com a operação, todas as informações geradas serão a base para uma série de atividades, dentre elas: fechamento de caixa, controle de vendas por cartão de crédito/débito, além da baixa de estoque, giro de mercadoria e informações fiscais.

Conclusão

Com uma infraestrutura adequada e um bom software de gestão, conquista-se maior produtividade e melhor atendimento ao cliente. 

Podemos enxergar a automação comercial como o meio pelo qual todos os setores da loja se integram e proporcionam maior eficiência operacional, objetivando a melhoria do resultado da empresa.

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Control Sistema

Materiais de Construção

Control, o sistema completo para lojas de Materiais de Construção.

– Orçamento padrão;
– Cálculo do ticket médio;
– Pedido de venda;
– Curva ABC;
– Controle de entrega futura;
– Comissão para vendedores;
– Ajuste no valor final da venda por valor informado;
– Consulta de estoque no depósito (outro CNPJ);
– Controle de crédito monetário do cliente;
– Cálculo de demanda de estoque por média ponderada;
– Emissão do comprovante de entrega no ECF;
– Previsões de fluxo de caixa;
– Controle bancário;
– Aviso de cobrança por e-mail;
– Curva ABC por produto, cliente, grupo, departamento, subgrupo, classe vendedor em 3 ângulos, sendo eles: total vendido por item, quantidade vendida e markup (%);
– Cálculo do ticket médio;
– Emissão de boletos, geração de remessa e importação de retorno dos bancos homologados.

Lojas de Informática, Móveis e Eletrodomésticos

Control, o sistema completo para Lojas de Informática, Móveis e Eletrodomésticos.

– Controle do número de série dos equipamentos;
– Ordem de serviço integrada;
– Problema relatado, problema constatado, chamado técnico, autorização de serviço;
– Controle de remessa para conserto;
– Montagem de KIT – produto montado;
– Emissão no ECF de: carnê, confissão de dívida, comprovante de entrega;
– Dados técnicos do produto;
– Curva ABC por produto, cliente, grupo, departamento, subgrupo, classe vendedor em 3 ângulos, sendo eles: quantidade, markup e total vendido;
– Cálculo do ticket médio;
– Integração entre matriz e filiais;
– Relatórios de contas a receber integrados;
– Entrada de nota de transferência automática no destino (filial);
– Emissão de boletos, geração de remessa e importação de retorno dos bancos homologados.

Mercados e Padarias

Control, o sistema completo para Mercados e Padarias.

– Frente de caixa off-line;
– TEF dedicado (SKYTEF), discado e PAY&GO;
– Emissão da confissão de dívida, comprovante de entrega;
– Emissão de recibos para quitação de crediário;
– Venda de produto composição;
– Integrado ao micro terminal GERTEC busca preço;
– Integrado ao Micro terminal de pré-vendas GERTEC;
– Imagem do produto;
– Imagem promocional fora do estado de venda;
– Integração das últimas compras pelo código de barras e código do produto no fornecedor;
– Controle de convênios com clientes;
– Clientes de crediário como mensalistas;
– Cálculo do ticket médio;
– Emissão de boletos, geração de remessa e importação de retorno dos bancos homologado.

Serviços Automotivos

Control, o sistema completo para Oficinas de Serviços Automotivos.

– Ordem de serviço com placa, KM, chassi, motor, combustível, hora de abertura, situação da O.S.;
– Consulta de serviços por placa;
– Serviços por mecânico;
– Horas trabalhadas;
– Transforma O.S. em venda;
– Pesquisa por números de série;
– NF-e conjugada com serviços;
– NFS-e OBS:Consultar municípios;
– NF-e referenciada;
– Cálculo do ticket médio;
– Emissão de boletos, geração de remessa e importação de retorno dos bancos homologados.

Distribuidoras

Control, o sistema completo para Distribuidoras.

– Integração com o SMART VENDAS
– Aplicação de força para vendedores externos;
– Emissão de pedidos, notas e boletos por lote de venda;
– Emissão e romaneios de carga;
– Separação de clientes/ pedidos por região e rota de entrega;
– Relatórios de desempenho de vendedores;
– Curva ABC por produto, cliente, grupo, departamento, subgrupo, classe vendedor em 3 ângulos, sendo eles: quantidade, markup e total vendido;
– Resumo da empresa;
– DRE – Demonstrativo do Resultados do Exercício;
– Controle de metas de vendas;
– Emissão de boletos, geração de remessa e importação de retorno dos bancos homologados.

Matriz e Filial

Control, o sistema completo para controle de Matriz e Filial.

– Transferência de mercadoria entre lojas;
– Entrada automática da NF-e na loja de destino;
– Consulta de estoque integrado em todas as lojas;
– Trabalho OFF-LINE (funciona se a internet não estiver on-line);
– Consulta contas a receber integrando todas as lojas;
– Balancete de “VENDAS x PAGAMENTO” e “VENDAS x RECEBIMENTO” entre todas as lojas;
– Comunicação por IP fixo;
– Possibilidade de acesso a filial remotamente;

Loja de Confecções

Control, o sistema completo para Lojas de Confecções e Calçados.

– Cadastramento automático de produtos pela importação do XML;
– Emissão de etiquetas a partir da NF de compra;
– Separação de estoques por departamento;
– Meta de vendas;
– Comissão de vendedores;
– Emissão de carnês, confissão de dívida, promissória;
– Controle de grade por cores e tamanhos;
– Previsão de fluxo de caixa;
– Controle bancário;
– Aviso de cobrança por e-mail;
– Cálculo do ticket médio;
– Emissão de boletos, geração de remessa e importação de retornos dos bancos homologados.